为规范、合理、有序地使用会议室、接待室，进一步加强会议室、接待室的管理，确保会议的正常召开和接待工作的有序进行，特制定本规定。

一、会议室、接待室组成

行政楼310会议室、413会议室、503科技报告厅、201会议室；行政楼315接待室、318接待室。

二、会议室、接待室的安排和使用范围

（一）会议室

1、行政楼310会议室

使用范围：党委会、院长办公会、党总支（直属支部）书记会议、系（院）主任会、党委中心组学习，上级来学校检查指导工作的汇报会。

党委办公室、院长办公室负责会议室布置、准备、服务及整理工作。

2、行政楼413会议室

使用范围：学校有关非常设机构召开的工作会议，经学校批准召开的由职能部门牵头的非全校性会议、中层干部会、中层干部学习班，科级干部学习班。

召开会议的职能部门会同党委办公室、院长办公室负责布置、准备、服务及整理工作。

3、行政楼503科技报告厅

使用范围：中层干部会、中层干部学习班、科级干部学习班、教职工代表大会、工会会员代表大会、党员代表大会、全校性表彰、动员大会以及上级部门主持召开的全校性会议。

召开会议的职能部门会同党委办公室、院长办公室负责布置、准备、服务及整理工作。

4、行政楼201会议室

使用范围：部门牵头的非全校性小型会议，学校有关非常设机构召开的工作会议。

召开会议的职能部门负责布置、准备、服务及整理工作。

（二）接待室（行政楼315、318接待室）

使用范围：接待上级领导、省内外兄弟院校、学校重要来宾、学校邀请的专家学者、来学校联系工作的县（处）级以上领导干部、学校知名校友、学校老领导及老同志。

党委办公室、院长办公室负责布置、准备、服务及整理工作。

三、会议室、接待室管理办法

  1、会议室、接待室由院长办公室指定专人负责统一管理，内容包括开门、保管室内配备的各种设施用具，打扫卫生，操作有关设备（如电脑、空调、电灯）等。

  2、会议室、接待室桌椅必须摆放整齐，桌面干净整洁，茶杯、烟缸放置有序。

  3、使用会议室、接待室，为保持室内干净、卫生、安静、舒适，严禁擅自动用室内设备、乱张贴标语、广告，随地吐痰、大声喧哗、乱丢果皮、纸屑。

  4、会议室、接待室常备茶叶、开水，逢重要会议，经领导同意适当摆设水果、点心。

  5、任何部门需使用会议室、接待室，必须预先到院长办公室登记，然后由院长办公室统一安排。未经同意不得使用会议室、接待室。

6、使用会议室、接待室应遵循学校会议室、接待室的安排和使用范围的规定。

7、会议结束、接待客人后应及时清理、打扫卫生，发现遗忘的茶杯、笔记、书本等物，须及时交还失主或送交院长办公室。

四、管理人员工作职责

1、负责会议召开、公务接待前的一切准备工作，包括茶水供应、会场卫生、会标、音响、主席牌位及盆花、桌凳的摆放布置等。

2、负责会议室、接待室的设备、设施、用具的管理，确保不丢失，不人为损坏并正常运转。负责房屋建筑装修的完好无损，发现问题及时报告，会议室的设备不准外借。

3、负责会议室、接待室易耗品消耗情况的报告，经请示后及时予更换和添置，随时向办公室主任报告有关领导反馈的意见和要求，并及时落实。

  4、协调好会议室、接待室及走廊、通道、大厅、卫生间、门窗的打扫和整理。

  5、不准容留亲戚、朋友和无关人员在会议室、接待室聊天、闲坐。未经允许，禁止使用空调、电脑等设备，不在会议室、接待室做与工作无关的事情。

  6、严格遵守保密纪律，严守有关会议秘密。

  7、衣冠整洁，举止端庄、大方，文明礼貌，热情服务。